Tổ chức sự kiện không chỉ góp phần "đánh bóng" thương hiệu sản phẩm, dịch vụ và tăng cường khả năng bán hàng. Thông qua các sự kiện, doanh nghiệp có thêm một kênh thiết thực và hiệu quả trong việc thu thập thông tin; tạo điều kiện gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền; giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.

Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng chi tiết ở mỗi sự kiện mà họ tổ chức. Trong khi có quá nhiều công việc kinh doanh không thể thiếu sự giám sát chặt chẽ của quí lãnh đạo các doanh nghiệp, thì các sự kiện lại thường được tổ chức trong thời gian cấp bách. Sở hữu một đội ngũ cán bộ nhân viên được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp, Du lịch Hòa Bình giúp các sự kiện của Quí vị trở nên hoàn hảo, để quí vị có thêm thời gian tập trung vào các chiến lược và phương án then chốt mang lại hiệu quả đích thực. Du lịch Hòa Bình nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện và hoạt náo. Nhiều chương trình hội nghị khách hàng, họp báo, tổng kết, du lịch hội thảo, lễ khai trương, và các chương trình hoạt náo bán hàng, bốc thăm trúng thưởng, trò chơi lễ hội,.... được tổ chức thành công đã mang lại sự thịnh vượng cho khách hàng, giúp khách hàng thêm nhiều niềm vui và tin tưởng giao phó ngày càng nhiều các sự kiện quan trọng.

Du lịch Hòa Bình rất vinh dự được cùng quí khách thảo luận, lập kế hoạch tổ chức các sự kiện thực sự mang dấu ấn của quí khách, để cùng tạo ra một chương trình hiệu quả đến với khách hàng, nhân viên và cộng đồng mà quí vị đang mong muốn

Đôi nét về Tổ chức sự kiện:

Người tổ chức sự kiện không chỉ lên kế hoạch chương trình, thông tin với các doanh nghiệp cần thiết , mà còn phải biết liên hệ tất cả khách hàng… để biết chính xác thông tin và gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối. Nếu chương trình bị thay đổi nội dung vào phút cuối vì bất cứ lý do nào, lên kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ bắt đầu bằng từ con số 0. Do vậy, nhân viên tổ chức sự kiện phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương trình.

Nói đến tổ chức sự kiện là nói phương thức giao tiếp, tổ chức các sự kiện của công ty, doanh nghiệp của các tổ chức xã hội, hoặc là kết hợp cả hai. Để quản lý 1 sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hóa đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp

Chủ đề (theme) cho một sự kiện

Chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).

Xây dựng chương trình (proposal)

Chương trình tổ chức sự kiện sẽ được xây dựng chi tiết trên giấy và gửi đến khách hàng kèm với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách. Du lịch Hòa Bình luôn tìm cách xây dựng các chương trình vừa tạo khác biệt, vừa thể hiện rõ nét văn hóa ngành nghề, vừa xây dựng một bầu không khí trang trọng, lại vừa ấm áp nghĩa tình. Bên cạnh đó khâu tổ chức thực tế và sự phối hợp chặt chẽ giữa Du lịch Hòa Bình và quí khách sẽ góp phần mang lại sự thành công.

Hoạch định.

Quá trình hoạch định sẽ hình thành các công việc cần thiết khi tổ chức sự kiện. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần - Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức, tổng đợt chương trình...); Bảng phân công công việc - Checklist (Chỉ rõ người sẽ chịu trách nhiệm từng công việc chi tiết) và thời hạn hoàn thành công việc - Timeline.

Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát.

Toàn bộ thành viên ban tổ chức cần luôn thực hiện theo đúng kế hoạch, các tổ trưởng sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Mọi chi tiết công việc cần luôn được bám sát, thông tin cần luôn được theo dõi và xử lý một cách nhanh chóng, sáng tạo. Những phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng họp lại đề giải quyết tại chỗ. Sau khi sự kiện kết thúc, các tổ thuộc Ban tổ chức báo cáo ghi lại công tác thực hiện, rút kinh nghiệm những thiếu sót trong toàn bộ quá trình tổ chức. Từ đó, tiếp tục phát triển các phương án xử lý thông tin khách hàng thu thập được trong quá trình tổ chức để có thể ghi nhận và ban hành các chỉ số chính xác hơn, góp phần hữu ích trong việc xây dựng kế hoạch và ra quyết định sau này. Doanh nghiệp cũng có thể xác định chính xác các đối tượng cần gửi thư cảm ơn sau hội nghị.

Tổ chức sự kiện là một công việc khó, đòi hỏi Ban tổ chức phải thực sự tâm huyết. Người tổ chức cần nhanh nhẹn, có cơ sở khoa học vững vàng, có cái nhìn thẩm mỹ và chuyên nghiệp, khả năng quan sát, tổng hợp và xử lý tốt.

Du lịch Hòa Bình mong mỏi luôn là người bạn đồng hành đáng tin cậy trong các sự kiện của quí vị.